Gli adeguati assetti: principi fondamentali e norme di base

Ogni imprenditore che opera in forma societaria o collettiva è tenuto, per legge, a dotarsi di un’organizzazione capace di accorgersi per tempo dei problemi. Non è un adempimento riservato alle grandi imprese, né un tema che si apre solo quando la crisi è già arrivata.

Dal 2019 la disciplina degli “adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili” è diventata uno dei cardini del diritto dell’impresa. La sua logica è semplice: chi gestisce un’azienda deve sapere, con ragionevole anticipo, se l’impresa è in grado di pagare i propri debiti e di proseguire l’attività. Chi non se ne accorge perché non si è organizzato per farlo ne risponde.

In queste pagine ripercorriamo le norme di base e i principi che ne guidano l’applicazione, con l’obiettivo di offrire a imprenditori, amministratori e organi di controllo un quadro chiaro e utilizzabile.

Da dove nasce l’obbligo

La norma cardine è il secondo comma dell’art. 2086 del codice civile, introdotto dall’art. 375 del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (D.Lgs. 14/2019) e in vigore dal 16 marzo 2019. Vi si stabilisce che l’imprenditore che opera in forma societaria o collettiva “ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale”.

La stessa disposizione aggiunge un secondo dovere, spesso trascurato: attivarsi senza indugio per adottare e attuare uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per superare la crisi e recuperare la continuità. Rilevare i problemi, quindi, non basta. Occorre anche reagire.

Il concetto di adeguatezza non era nuovo. Per le società per azioni l’art. 2381 c.c., fin dalla riforma del 2003, affidava agli organi delegati il compito di curare gli assetti e al consiglio di amministrazione quello di valutarli. La novità del 2019 è duplice: l’obbligo si estende a ogni impresa collettiva, comprese S.r.l. e società di persone, e viene orientato esplicitamente alla prevenzione della crisi.

Il quadro è stato completato dal primo correttivo (D.Lgs. 147/2020), che ha modificato gli artt. 2257, 2380-bis, 2409-novies e 2475 c.c. In ciascun tipo sociale si è così chiarito che l’istituzione degli assetti spetta esclusivamente agli amministratori. I soci possono contribuire con indirizzi e risorse, ma la responsabilità di organizzare l’impresa resta in capo all’organo amministrativo.

L’art. 3 del Codice della crisi, nel testo riscritto dal D.Lgs. 83/2022 e ritoccato dal correttivo ter (D.Lgs. 136/2024), declina poi il principio in termini operativi. Per l’imprenditore individuale parla di “misure idonee”; per quello collettivo rinvia agli assetti adeguati dell’art. 2086 c.c. In entrambi i casi la finalità è la stessa: rilevare per tempo lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie.

Che cosa vuol dire “adeguati”

La legge non impone un modello unico. Gli assetti devono essere adeguati “alla natura e alle dimensioni dell’impresa”: è il principio di proporzionalità. Una piccola società commerciale non deve dotarsi della struttura di un gruppo industriale, ma nessuna impresa può dirsi esonerata.

L’adeguatezza, del resto, non si misura sulla quantità di procedure o di documenti prodotti. Si misura sul risultato: gli assetti sono adeguati se forniscono le informazioni che servono a chi governa l’impresa, nel momento in cui servono.

Quali siano queste informazioni lo dice il terzo comma dell’art. 3 del Codice della crisi. Gli assetti devono consentire anzitutto di rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle caratteristiche specifiche dell’impresa e dell’attività svolta. Devono poi permettere di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi. Devono infine fornire i dati necessari a compilare la lista di controllo particolareggiata e a eseguire il test pratico previsti per la composizione negoziata.

Da questa formulazione discendono tre principi. Il primo è la natura prospettica del controllo: guardare il bilancio dell’anno precedente non basta, occorre proiettare i flussi in avanti. Il secondo è la centralità della sostenibilità del debito, cioè della capacità dei flussi di cassa futuri di servire gli impegni assunti. Il terzo è la tempestività: un’informazione corretta ma tardiva non adempie l’obbligo.

La soglia di attenzione, peraltro, è stata anticipata. Il correttivo ter ha chiarito che alla composizione negoziata si accede anche in presenza di semplice squilibrio patrimoniale o economico-finanziario che renda probabile la crisi. Gli assetti devono quindi cogliere i primi scostamenti, ben prima che si manifesti l’insolvenza.

I segnali che gli assetti devono intercettare

Il quarto comma dell’art. 3 indica quattro segnali che, anche prima che la crisi emerga, ne agevolano la previsione. Sono indicatori semplici, ricavabili dalla contabilità ordinaria, e proprio per questo nessuna impresa può dire di non essere in grado di rilevarli.

Il primo riguarda i dipendenti: debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni, pari a oltre la metà del monte stipendi mensile. Il secondo riguarda i fornitori: debiti scaduti da almeno novanta giorni di importo superiore a quelli non ancora scaduti. Il terzo riguarda le banche e gli altri intermediari finanziari: esposizioni scadute da oltre sessanta giorni, o sconfinamenti oltre il fido che durano da almeno sessanta giorni, purché rappresentino almeno il 5% del totale delle esposizioni.

Il quarto segnale rinvia alle esposizioni verso i creditori pubblici qualificati dell’art. 25-novies del Codice. Al superamento delle soglie che seguono, INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate e Agenzia delle Entrate-Riscossione devono inviare una segnalazione all’imprenditore e, se presente, all’organo di controllo. La segnalazione contiene l’invito a valutare l’accesso alla composizione negoziata.

• INPS: contributi previdenziali versati con oltre 90 giorni di ritardo, per un importo superiore al 30% dei contributi dovuti nell’anno precedente e a 15.000 € per le imprese con dipendenti, oppure superiore a 5.000 € per quelle senza dipendenti.
• INAIL: premi assicurativi scaduti da oltre 90 giorni e non versati, per più di 5.000 €.
• Agenzia delle Entrate: IVA scaduta e non versata risultante dalle liquidazioni periodiche, per più di 5.000 € e almeno il 10% del volume d’affari dell’anno precedente; la segnalazione parte in ogni caso oltre 20.000 €.
• Agenzia delle Entrate-Riscossione: carichi affidati, autodichiarati o definitivamente accertati, scaduti da oltre 90 giorni, per più di 100.000 € per le imprese individuali, 200.000 € per le società di persone e 500.000 € per le altre società.

Un assetto adeguato non aspetta la PEC dell’ente: questi debiti devono essere monitorati internamente, con uno scadenzario aggiornato, così da conoscerli prima che lo faccia il creditore. Ricevere la segnalazione senza averne già piena consapevolezza è di per sé un indizio di inadeguatezza.

Le tre componenti: organizzativo, amministrativo, contabile

La norma parla di un unico assetto, ma la prassi professionale lo scompone in tre dimensioni che devono funzionare insieme.

L’assetto organizzativo riguarda chi fa che cosa. Comprende la definizione delle funzioni e delle responsabilità, la chiarezza delle deleghe e dei poteri di firma, le linee di riporto verso l’organo amministrativo. Un organigramma che esiste solo sulla carta, o un’impresa in cui ogni decisione passa da una sola persona senza alcun presidio, difficilmente supera il vaglio di adeguatezza.

L’assetto amministrativo riguarda come si fanno le cose. Sono le procedure e i processi che guidano l’attività: il ciclo attivo e passivo, la gestione della tesoreria, la pianificazione e il controllo di gestione. È qui che trovano posto il budget, il piano finanziario e il confronto periodico tra previsioni e risultati.

L’assetto contabile riguarda come si registrano i fatti. Una contabilità tenuta in modo corretto ma con mesi di ritardo non serve a rilevare per tempo la crisi. Occorre un sistema che produca dati attendibili e aggiornati, con chiusure infrannuali almeno periodiche e una corretta rappresentazione di crediti, magazzino e debiti.

Le tre dimensioni si tengono a vicenda. Il miglior software gestionale è inutile se nessuno ha il compito di leggerne i risultati; il più attento degli amministratori non può decidere bene su numeri vecchi o inaffidabili. Un utile riferimento per declinarle in concreto si trova nei documenti di prassi del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, che propongono contenuti minimi graduati in base alla dimensione dell’impresa.

Chi ne risponde

Il primo destinatario dell’obbligo è l’organo amministrativo. Nelle società con consiglio di amministrazione, l’art. 2381 c.c. distingue i ruoli: gli organi delegati curano che l’assetto sia adeguato, il consiglio ne valuta l’adeguatezza sulla base delle informazioni ricevute. Nelle società con amministratore unico le due funzioni si concentrano in una sola persona, e con esse la responsabilità.

La giurisprudenza tende a distinguere fra il “come” e il “se”. Le scelte su come organizzare l’impresa conservano un margine di discrezionalità, purché siano informate e ragionevoli. L’omessa istituzione di qualsiasi assetto, invece, è la violazione di un obbligo di legge e difficilmente trova riparo nella cosiddetta business judgment rule.

Il secondo presidio è l’organo di controllo. L’art. 2403 c.c. affida al collegio sindacale la vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento. Non basta quindi che le procedure esistano: il collegio deve verificare che siano applicate.

L’art. 25-octies del Codice della crisi rafforza questo ruolo. L’organo di controllo e il revisore, quando rilevano i presupposti per accedere alla composizione negoziata, devono segnalarlo per iscritto all’organo amministrativo, con una comunicazione motivata. La segnalazione fissa un termine non superiore a trenta giorni entro cui gli amministratori devono riferire sulle iniziative assunte.

La segnalazione tempestiva, e la successiva vigilanza sulle trattative, sono valutate ai fini dell’attenuazione o dell’esclusione della responsabilità dei sindaci e del revisore. La norma considera comunque tempestiva quella effettuata entro sessanta giorni dalla conoscenza dello stato di squilibrio.

Sul piano delle conseguenze, l’inadeguatezza degli assetti può fondare azioni di responsabilità della società e dei creditori sociali (artt. 2392, 2394 e 2476 c.c.). La giurisprudenza ha inoltre ritenuto che la mancanza di assetti adeguati possa integrare una grave irregolarità di gestione, denunciabile al tribunale ai sensi dell’art. 2409 c.c., oggi applicabile anche alle S.r.l. In un caso deciso dal Tribunale di Cagliari, ad esempio, l’inerzia nel recupero dei crediti è stata ricondotta proprio all’assenza di assetti adeguati.

Dalla norma alla pratica

Nella realtà delle piccole e medie imprese, un assetto adeguato non richiede strutture costose. Richiede piuttosto metodo, continuità e qualcuno che abbia il compito di leggere i numeri e portarli all’attenzione di chi decide.

Il nucleo minimo, nella maggior parte dei casi, ruota attorno a pochi strumenti. Un budget economico annuale, confrontato almeno trimestralmente con i dati consuntivi. Un piano di tesoreria a dodici mesi, aggiornato con cadenza mensile, che metta a confronto entrate e uscite attese. Uno scadenzario di clienti e fornitori, affiancato dal monitoraggio dei debiti tributari e contributivi e della Centrale dei Rischi.

A questi si aggiunge la verifica periodica della sostenibilità del debito, ad esempio attraverso un indice di copertura del servizio del debito (DSCR) calcolato su base prospettica. Utile, in questa prospettiva, è anche il test pratico disponibile sulla piattaforma della composizione negoziata. Esso confronta l’entità del debito da ristrutturare con i flussi annui liberi al suo servizio e offre una prima misura, rapida ma significativa, della gravità della situazione.

Altrettanto importante è lasciare traccia del lavoro svolto. Verbali del consiglio che diano conto dell’esame dei dati, relazioni periodiche degli organi delegati, riscontri scritti alle richieste del collegio sindacale: sono questi documenti, in caso di contestazione, a dimostrare che gli assetti esistevano e funzionavano.

Quando gli assetti segnalano uno squilibrio, scatta il secondo dovere dell’art. 2086 c.c.: attivarsi senza indugio. La composizione negoziata della crisi è lo strumento pensato per questa fase. È un percorso riservato e stragiudiziale, condotto con l’ausilio di un esperto indipendente, che consente di negoziare con banche e creditori quando l’impresa ha ancora margini per risanarsi. Il suo successo dipende in larga parte dalla tempestività: ed è proprio qui che un buon assetto mostra il suo valore.

In sintesi

Gli adeguati assetti non sono un adempimento formale da archiviare in un cassetto. Sono il modo in cui la legge chiede all’imprenditore di governare l’impresa guardando avanti: conoscere i propri numeri, misurare la sostenibilità dei debiti, accorgersi per tempo dei segnali di difficoltà e reagire prima che le opzioni si riducano.

Per gli amministratori rappresentano anche la principale tutela. Un assetto ben costruito e documentato consente di dimostrare di aver agito con diligenza, e di affrontare con maggiore serenità sia le fasi di crescita sia quelle di tensione.

Lo Studio affianca imprese, amministratori e organi di controllo nella verifica e nella progettazione degli assetti, nella costruzione degli strumenti di pianificazione e di monitoraggio e, quando necessario, nella gestione della composizione negoziata della crisi.

Riferimenti normativi: art. 2086, secondo comma, c.c.; artt. 2257, 2380-bis, 2381, 2403, 2409, 2409-novies, 2475 e 2476 c.c.; artt. 3, 12, 25-octies e 25-novies del D.Lgs. 12 gennaio 2019, n. 14, come modificato dai D.Lgs. 147/2020, 83/2022 e 136/2024.